Der erste Schritt ist getan: Sie haben neue Mitarbeiter gefunden und diese starten in kurzer Zeit bei Ihnen. Viele Kunden fragen uns immer wieder, wie sie nach erfolgreicher Einstellung Ihre neuen Angestellten am besten in ihr Unternehmen integrieren können. Dieser Onboarding-Prozess ist äußerst wichtig, um zum Einen dem Mitarbeitern das Gefühl der Zugehörigkeit zu geben und ihn willkommen zu heißen. Zum anderen sollten Sie diese Möglichkeit nutzen, um dem Mitarbeiter von Anfang an ihre eigenen Strukturen, Arbeitsweisen und auch seine Aufgaben näherzubringen.
Welche konkreten Faktoren Ihr Onboarding beinhalten sollte, haben wir in folgender Liste kurz zusammengefasst:
- Digitale E-Learning-Programme (oder eine App) können für den neuen Mitarbeiter sehr hilfreich sein und den Einstieg erleichtern. Sie können Videos zu bestimmten Programmen oder internen Abläufen aufnehmen und dem Starter (vielleicht auch schon vor Arbeitsantritt) zur Verfügung stellen. So kann er in seiner persönlichen Geschwindigkeit lernen und nach Bedarf einzelne Aspekte wiederholen.
- Der Arbeitsplatz sollte vorbereitet sein. Alle Arbeitsutensilien müssen parat liegen, der Laptop/ Computer sollte eingerichtet und alle notwendigen Büromaterialien am Platz sein.
- Sie können Ihrem neuen Mitarbeiter vorab oder am Starttag ein Willkommens-Paket überreichen, in dem sich die wichtigsten Unterlagen und sonstigen Dinge befinden, die er für die Tätigkeit bei Ihnen benötigt (Passwörter, Schlüsselkarte, eine kleine Aufmerksamkeit). Ein handgeschriebener Brief gibt dem Ganzen eine zusätzliche persönliche Note.
- Gibt es ein Mentoren- oder Partner-Programm, bei dem dem Starter ein fester Kollege zur Seite gestellt wird, der ihn in den ersten Monaten unterstützt? So geben Sie dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit weitere Fragen zu stellen und das Unternehmen aus erster Hand kennenzulernen. Zudem übertragen Sie Einarbeitungs- und damit erste Personalverantwortung an einen ihrer anderen Mitarbeiter und können sehen, wie gut er für eine solche Aufgabe geeignet ist.
- Sie sollten alle Kollegen, mit denen der neue Mitarbeiter direkt oder indirekt zu tun hat, über seinen Start informieren. Wenn er freundlich und offen aufgenommen wird, bekommt er sofort das Gefühl integriert zu sein.
- Eine Vorstellung des Teams und der Personen, mit denen er am meisten zusammenarbeiten wird, heißt ihn zusätzlich willkommen und erleichtert den Start. Wenn möglich sollte ihn auch die Geschäfts-, Abteilungs- oder Teamleitung begrüßen, damit er auch einen Einblick in die Führungsebene erhält.
- Sie sollten einen verbindlichen Einarbeitungsplan erstellen, in dem genau geregelt ist, wann der neue Mitarbeiter welche Abteilungen durchläuft und bis wann er welche Module (z.B. im E-Learning) absolviert haben soll. Sie sparen sich Zeit, indem Sie diesen Prozess automatisieren und der Starter erhält den Eindruck eines gut strukturierten Unternehmens.
- Ebenfalls zum Onboarding gehört der regelmäßige Austausch. Setzen Sie sich besonders zu Beginn regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter zusammen und geben ihm Feedback. Seien Sie aber auch offen für seine Rückmeldungen und möglichen Verbesserungsvorschläge und fragen Sie, wie er sich fühlt.
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